Contabilización de facturas de proveedores en MSDynamics AX

 Reto

El Departamento Financiero de una empresa del sector salud, recibe facturas tanto físicas como digitalizadas de sus proveedores (generalmente hospitales y clínicas) acompañados de un fichero Excel con la información de las facturas enviadas en formato columnas.Los empleados recogen estos ficheros y revisan, de forma manual, que la información es correcta. A partir de ahí crean diferentes plantillas en ficheros Excel para importar de forma masiva la información en el ERP de la compañía, MS Dynamics AX, donde se contabilizan. Entre las facturas que reciben encontramos 2 tipos:

• Facturas que ya cuentan con un pedido asociado y su código correspondiente.
• Facturas sin pedido asociado

pfs fue seleccionada para mejorar la eficiencia del proceso y su automatización mediante una herramienta de RPA.

 Solución

Se contempló la modelización del proceso y la configuración, programación e implantación de la tecnología RPA de UiPath para automatizarlo, replicando las acciones que sigue el usuario en su ejecución.

Debido a la complejidad presentada, se subdividió en 4 procesos y se diseñaron 5 robots independientes: uno para cada proceso y un quinto robot que permite la ejecución orquestada de los 4 anteriores.

 Impacto

• 80% de automatización de los pasos del proceso.
• La dedicación de las horas/persona a la ejecución del proceso se redujo un 72%, pasando de 6000 horas anuales antes de la robotización a 1680 después de la robotización.
• La tasa de error se redujo un 100%.